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OTROS CAPíTULOS DE CURSO DE INFORMATICA: 1.INFORMACION  - 2.- APLICACIONES  3.- SOFTWARE   5.- PRESENTACIONES  6.- PROBLEMAS 7.- GLOSARIO 
 
 

CAPITULO 2: APLICACIONES

 

 

2.1.- Tratamiento de textos

2.2

 
INTRODUCCIÓN A WORD

Word es el programa de Microsoft para tratamiento de textos. 

 
1. LA VENTANA DE WORD
Veremos las partes que componen la ventana de Word

Las partes integrantes de la ventana de Word son:

  1.1. Barra de título: (arriba a la izquierda) esta barra presenta el nombre del programa, Microsoft Word, y el nombre del documento. Por defecto aparecerá Documento 1 hasta que se dé un nombre al archivo.
 

1.2.Botones de control de la ventana de Word:  (arriba a la derecha) botones de minimizar, maximizar, restaurar y cerrar.

 

1.3. Barra de menús: (debajo de la anterior) en esta barra se encuentran los menús con las distintas opciones que ofrece el programa, y que a su vez se despliegan ofreciendo más opciones

 

1.4. Barra de herramientas estándar: ( a continuación) barra de botones que realizan las operaciones más frecuentes. Estas opciones también se encuentran en los menús, pero se han asignado a botones para una mayor comodidad en el trabajo con el documento.

  1.5. Barra de formato: ( a continución) barra de botones con las operaciones de formato más frecuentes, tipo de letra, tamaño de letra, negrita...
 

1.6. Regla: permite ver los márgenes del documento, así como modificarlos y colocar tabuladores sobre la misma.

 

1.7. Barras de desplazamiento: estas barras permiten el desplazamiento a lo largo del documento.

  1.8. Botones de vistas: con estos botones se accede a las distintas vistas del documento que ofrece el programa.
   
2. DIFERENTES VISTAS EN WORD

Word ofrece diferentes vistas , con las que se puede trabajar en la elaboración del documento. Son distintas formas de presentar el mismo documento en pantalla.

Para utilizar cualquiera de ellas hay que pulsar en uno de los botones de vistas que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana.
  - En "Vista normal" desaparece la regla en la parte izquierda de la ventana, pero se mantiene en la parte superior y aparece una pequeña línea recta que indica el final del documento. Esta presentación muestra en pantalla los saltos de página, tanto manuales, (CTRL. + INTRO), como automáticos, es decir, indica el final de una página con una línea punteada y un mensaje de "Salto de página".
 

- En "Vista diseño Web" aparece todo el texto a lo ancho de la pantalla. Puede ser útil para visualizar el texto en menos pantallas.

  - En "Vista diseño de impresión" aparece la regla en la parte izquierda de la ventana y desaparece la recta horizontal que indica el final del documento. Esta vista presenta el documento como quedará al imprimirlo, es decir, dibuja los folios, muestra encabezados y pies...
 

- En "Vista de esquema" vuelve a desaparecer la regla y aparece una nueva barra debajo de la de formato. Esta presentación permite contraer un documento para ver sólo los títulos o expandirlo para ver el documento entero.

           
En "Archivo" "Vista preliminar" se pueden visualizar varias páginas a la vez para ver cómo quedará el documento antes de imprimirlo.

Pulsando el botón "Varias páginas", se despliega una  ventana . Hay diferentes opciones pulsando encima de cada una de las seis opciones que aparecen.

Al posar el ratón sobre la página en que se encuentra el cursor el puntero aparece con una lupa con el signo +. Si apuntas con el ratón a una parte de la página y haces clic la imagen se hará más grande. La lupa pasa a tener un signo - y si se vuelve a hacer clic la imagen se hará más pequeña. Para salir de la Vista preliminar pulsar en "Cerrar".
En "VER" "Pantalla Completa" se puede ver el documento sin regla, ni barras de herramientas ni otros elementos de pantalla. Para volver, pulsar en "Cerrar Pantalla Completa". Hay un botón de zoom que permite seleccionar el tamaño del texto para hacerle más o menos grande.

Te permite multiplicar hasta por cinco el tamaño de letra y ver el documento al 10 % de su tamaño.

 
3. COPIAR, PEGAR Y MOVER

En este capítulo estudiaremos las operaciones de copia y desplazamiento de texto, las cuales facilitan el trabajo en la elaboración del documento.

 
Copiar:

Para copiar texto y pegarlo en otra parte del documento o en otro documento distinto el procedimiento es el siguiente:

        
   1. Selecciona el texto a copiar. Para ello haz un clic con el ratón al comienzo del mismo y sin soltar arrastra hasta el final de éste (observa que el texto se oscurece); o bien, coloca el puntero del ratón en la parte izquierda del texto y cuando la flecha cambie de orientación (mira hacia la derecha) pulsa y arrastra hacia abajo hasta llegar al final del párrafo a copiar.
  2. Haz clic en "edición ""copiar" de la barra de menú.
  3. Coloca el cursor en la parte del documento en la que se quiere copiar el texto, o en un distinto documento en el que se quiera copiar.
           
Haz clic en "edición ""pegar" de la barra de menú
 
Mover:
Para mover texto, es decir, no obtener una copia del mismo en otro lugar, sino que desaparezca del sitio en el que se encuentra y colocarlo en otra parte del documento:
  1. Selecciona el texto de igual forma que si quisieras copiarlo.
  2. Haz clic en "edición ""cortar" de la barra de menú
  3. Coloca el cursor en la parte del documento en la que se quiere pegarlo.
  4. Haz clic en "edición ""pegar" de la barra de menú
Combinación de teclas posibles para Copiar y Mover:

CTRL. + C = Copiar

CTRL. + X = Cortar

CTRL. + V = Pegar
 
4. FORMATOS
Analizaremos las distintas opciones de formatos para mejorar el aspecto del documento.
 
Formatos de texto.
Formatos de párrafo
Formatos de página.
 
4.1. FORMATOS DE TEXTO
 
Negrita, subrayado y cursiva:
Son los formatos de carácter básicos. Se trata de poner una parte del texto en negrita, cursiva o subrayado o una combinación de las mismas:
Selecciona el texto como en anteriores ocasiones.

Pulsa el botón o botones correspondiente.

Tipo de letra
Para cambiar o seleccionar el tipo de letra:
Haz clic en el botón "Fuente" situado en la barra de herramientas estándar, en este caso a continuación de donde dice un tipo de letra "Times New Roman" y seleccione un tipo de letra. Para ver todos los tipos que ofrece el programa puedes moverte con la barra de desplazamiento.
Tamaño de la fuente
Para cambiar el tamaño de la letra: Despliega el botón "Tamaño de fuente" que está a la derecha del tipo de letra y selecciona un tamaño, o haz un clic con el ratón en la ventana de este botón y teclea un tamaño concreto (pulsa INTRO al final).
 

Seleccionando "Fuente" dentro del menú "Formato", se abre un cuadro de diálogo en el que puedes determinar otras opciones de formato.

Ventana de Fuentes
  a) En las tres primeras secciones: "Fuente", "estilo de fuente" y "tamaño", puedes escoger un tipo de letra, un estilo (negrita, cursiva,...) y un tamaño de la fuente.
  b) En la sección "Subrayado", puedes escoger un subrayado doble, sencillo, sólo palabras, etc. (debes desplegar el botón de esta casilla para ver las opciones).
  c) En la sección "Color" podrás elegir un color para la letra.
    d) En la sección "Efectos", puedes determinar que por ejemplo, determinado texto sea superíndice o subíndice y para  ello: seleccionas el texto que va a tener este formato, seleccionas opción "Fuente" del menú Formato, activas la casilla correspondiente (superíndice o subíndice), y pulsas "Aceptar".
 

e) La sección "Vista previa" presenta un ejemplo de cómo quedará el texto al aplicarle las opciones  de formato elegidas.

  f) Y por último si pulsas el botón "predeterminar", se fijarán las opciones de formato elegidas, como fuente predeterminada de la plantilla normal, es decir que a partir de ese momento todos los documentos tendrán el tipo de letra, tamaño y estilo elegidos.
   
4.2. FORMATOS DE PÁRRAFO
 

Alineación izquierda, centrada, derecha y justificada

Antes de iniciar la elaboración del documento conviene elegir una alineación, que será la que se aplique durante todo su desarrollo. Por defecto, al abrir un nuevo documento se encuentra activa la alineación izquierda, pero puedes cambiarla pulsando el botón correspondiente a la alineación que desees.

Una vez que has empezado a trabajar en el documento, si quieres que un párrafo concreto tenga una alineación distinta a la del resto:

  1. Haz un clic dentro del párrafo (si fuesen varios los párrafos cuya alineación quieres cambiar, deberás seleccionarlos).
  2. Pulsa el botón correspondiente a la alineación que desees.
   
Numeración y viñetas
   

En "Formato" "Numeración y viñetas" se abre un cuadro de diálogo en el que puedes determinar en la pestaña de viñetas:

Se puede escoger el formato de viñeta haciendo clic en el cuadro deseado "Aceptar".
En la pestaña de "Números" que ves a continuación puedes determinar el formato de letras o números que deseas para una lista de los párrafos:
Para aplicar de forma rápida una sangría, es decir que el párrafo o línea se inicie en una columna distinta, pulsa los botones que disminuyen sangría o aumentan sangría.
Puedes también seleccionar "Formato" "Bordes y sombreado".
En la pestaña de "Bordes" puedes aplicar diferentes formatos de borde a un párrafo.
Y en la pestaña de "Sombreado" tienes también diferentes opciones
 
4.3. FORMATOS DE PÁGINA
 
En "Archivo", "configurar página" se abre una ventana. En la pestaña de "Márgenes" puedes modificar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja, bien tecleando una medida concreta en la casilla correspondiente, o bien pulsando los botones de estas casillas.
En la casilla "Encuadernación" podrás especificar un espacio para anillas o cualquier tipo de encuadernación que vayas a utilizar en el documento.

En la sección "Desde el borde" puedes establecer el espacio que quedará en blanco desde el extremo de la hoja hasta el encabezado o el pie de página.

En "Aplicar a" puedes especificar si las opciones elegidas en esta ficha se aplicarán a todo el documento, de aquí en adelante o a esta sección.

En la pestaña "Tamaño del papel" puedes especificar un tamaño de la hoja en Tamaño del papel.
En la sección "Orientación" puedes establecer que la orientación de la hoja sea horizontal o vertical.
Asimismo, en "Aplicar a" puedes decidir a qué parte del documento se aplicarán las opciones seleccionadas en esta ficha.
En la pestaña "Fuente del papel" determinas la forma en que introduces el papel en la impresora.
En la pestaña "Diseño de página" puedes especificar una serie de opciones relativas a los Encabezados y Pies de página.

En la sección "Alineación vertical" puedes determinar que el texto se encuentre alineado en la parte superior de la hoja (opción por defecto), que se encuentre centrado verticalmente (si su hoja sólo tuviese un párrafo, éste aparecerá en el centro de la hoja) o justificado (si sólo tuviese un párrafo, las líneas de éste se extenderán por toda la hoja de manera que la primera línea se encuentre en la parte superior y la última en la parte inferior, dejando el espacio que sea necesario entre las líneas).

Si pulsas el botón "Números de línea" se abrirá un cuadro de diálogo en el que puedes decidir que se agreguen los números de línea, a partir de qué número debe empezar la numeración, si ésta debe ser continua o ha de reiniciarse en cada hoja.

Por último, conviene señalar, que todas las fichas del cuadro "Configurar página" poseen el botón Predeterminar. Si pulsas dicho botón en alguna de ellas, las opciones elegidas ena misma se aplicarán a todos los nuevos documentos a partir de ese momento basados en la plantilla Normal.

 

5. ORTOGRAFÍA Y SINÓNIMOS

 
En "Herramientas", "Ortografía y Gramática" hay un cuadro de diálogo para el corrector ortográfico.
Para revisar la ortografía de un documento sigue los siguientes pasos: 
     1. Sitúa el cursor al comienzo del documento (puedes pulsar CTRL+INICIO para ir al principio).

    2. Pulsa el botón Ortografía situado en la barra de herramientas o selecciona la         opción "Ortografía" dentro del menú "herramientas"

     3. Se abre el cuadro de diálogo del corrector ortográfico.
 

En la casilla "No está en el diccionario" aparecerá la primera palabra que Word no encuentra en su diccionario (puede que tenga un error ortográfico o que sea una palabra correctamente escrita pero que no se encuentra contenida en el diccionario de Word).

 

Puedes elegir entre:

a) Pulsar "Ignorar": Word ignorará la palabra presentada en este momento en el corrector y pasará a buscar la siguiente.
b) Pulsar "Cambiar": Cambiará la palabra mostrada en la casilla No se encontró por la mostrada en Cambiar por. Si deseas cambiar esta palabra por otra distinta, puedes seleccionar una de la lista Sugerencias, o bien teclear directamente una palabra en la casilla Cambiar por.
c) Pulsar "Agregar": Agregará la palabra mostrada en la casilla No se encontró al Diccionario personal.
 

Otros botones que puedes pulsar:

a) "Ignorar todo": Si pulsas este botón el corrector ortográfico ignorará todas las veces que encuentre en el documento la palabra mostrada en la casilla No se encontró (no volverá a presentarla).
b) "Cambiar todo": Pulsando este botón, el corrector cambiará todas las palabras que encuentre en el documento iguales a la presentada en No se encontró por la mostrada en Cambiar por.
"Autocorregir": Añadirá las palabras mostradas en No se encontró y Cambiar por como elementos de autocorrección
 

Al terminar, Word muestra un mensaje informando que ha finalizado la revisión ortográfica. Pulsa "Aceptar" para volver al documento.

 
Corrección ortográfica mientras escribes:

Además de esta herramienta de revisión ortográfica al terminar el documento, Word ofrece otra herramienta de revisión automática mientras escribes. Es decir, mientras elaboras el documento, el programa te irá indicando los errores (puede tratarse de palabras que no encuentre en su diccionario como ya mencionamos anteriormente) subrayando la palabra incorrecta con una línea ondulada roja.

Para activar esta herramienta pulsa en "Herramientas", "Opciones", "Ortografía" y activa la casilla "Revisar ortografía mientras escribes".
 
SINÓNIMOS.
Es una herramienta de gran utilidad para evitar la repetición de palabras en los escritos y facilitar la variedad de expresiones.
Para utilizarla:
1. Haz un clic sobre la palabra cuyos sinónimos quieres buscar.
2. En "Herramientas" "Idioma" pulsa en "Sinónimos".
3. Se abre el cuadro de diálogo Sinónimos.
En la casilla "Sinónimos para" se mostrará la palabra cuyos sinónimos buscas.
 
6. CREAR UN DOCUMENTO

En este capítulo veremos la elaboración de una carta y la forma de adjuntar un sobre a la misma. Haremos unas recomendaciones prácticas:

Puedes insertar la fecha de la carta como campo, de este modo se actualizará automáticamente de forma que al abrir el archivo posteriormente, figurará la fecha del día en que lo abres.
1. Selecciona en el menú "Insertar" la opción "Fecha y Hora"

2. Selecciona un formato de fecha.

3. Activa la casilla actualizar automáticamente.
4. Pulsa Aceptar.
 
Una vez creada la carta o documento puedes adjuntar un sobre a la misma siguiendo los siguientes pasos:
En el menú "Herramientas" pulsa en "Sobres y etiquetas". Aparece la ventana:

1. Teclea la dirección.

2. Teclea el remite.
3. Si pulsas el botón "Opciones" se abre el cuadro de diálogo Opciones para sobres.
 

En el sobere puedes determinar:

Un tamaño del sobre.
Un tipo de letra para la dirección y el remite pulsando el botón "Fuente".
Puedes determinar la posición de la dirección y el remite en el sobre pulsando los botones Desde la izquierda y Desde arriba de cada una de estas secciones.
Al pulsar "Aceptar" regresa al cuadro de diálogo "Sobres y etiquetas".
 
4. Por último, puedes elegir entre:
 

Imprimir el sobre directamente

Agregarlo al documento. Si eliges esta última el sobre se adjuntará a la carta, de modo que a partir de este momento el archivo pasará a estar integrado por el sobre y la carta (puedes verlo en Presentación preliminar). Cuando imprimas el archivo: se imprime primero el sobre y después la carta.
 

7. REALIZAR UN MAILING

 

En este capítulo estudiaremos la herramienta de combinación de correspondencia con la cual pueden elaborarse cartas personalizadas para distintos destinatarios.

Para efectuar una combinación de correspondencia sigue los siguientes pasos:

 
1.En un documento blanco dentro del menú Herramientas selecciona la opción "Combinar correspondencia".
2. Se abre el cuadro de diálogo Combinar correspondencia. Pulsa "Crear" . Se despliega un menú en el que deberás seleccionar "Cartas modelo".

3. Se abre una ventana en el que te pregunta si quieres crear la carta en el documento en el que te encuentras (Ventana activa) o en un nuevo  documento. Selecciona "Ventana activa".

4. Pulsa "Obtener datos". Se despliega un menú en el que deberás                seleccionar "Fuente de datos".

5. Se abre la ventana "Crear origen de datos". Pulsa el botón "Quitar campo" para eliminar todos los campos que Word te ofrece por defecto.

6. Teclea los nombres de los campos (sin espacios ni símbolos) y pulse la  tecla INTRO para ir introduciendo los campos uno a uno.

7. Pulsa "Aceptar". Se abre la ventana "Guardar como". Da un nombre al archivo y pulsa "Guardar" para guardar la base de datos.
8. Se abre una ventana en la que se pregunta si deseas introducir los datos o elaborar la carta. Pulsa "Modificar fuente de datos".
9. Se abre la Ficha de datos. Tecleas éstos y vas pulsando INTRO para introducirlos. Al terminar pulsa "Aceptar".
10. Word te presenta la carta. Escribe y diseña la carta modelo. Para  insertar los campos creados pulsa el botón "Insertar campo de   combinación" situado en la barra Combinar correspondencia.
11. Guarda la carta.
12. Selecciona "Combinar" correspondencia de "Herramienta" Pulsa "Combinar". Se abre una ventana en la que deberás pulsar de nuevo  "Combina".
13. Se efectuará la combinación en un nuevo documento. Guarda el archivo o imprímelo: Has obtenido un mailing.